El diseño de oficinas después del coronavirus

La pandemia mundial ha cambiado muchas cosas, tanto a nivel personal como social, y un área donde los cambios también se van a notar es en el diseño de oficinas.

Es fácil pensar que sólo hay que aguantar hasta que se consiga una vacuna contra el COVID-19 para volver a la normalidad en nuestras oficinas después del coronavirus, pero si no se quiere caer en el optimismo idealista, los plazos en los que hay que pensar son de un año como mínimo, suponiendo que se den muchas condiciones favorables y una cantidad de suerte considerable. 

En el camino hay muchas cosas que pueden salir mal, como que el virus mute, que la vacuna tenga efectos secundarios, o que sus efectos no sean prolongados en el tiempo. Así que apostar nuestro bienestar a una cura «mágica», rápida y definitiva es arriesgar mucho, especialmente cuando se trata de la vida de nuestros colegas y compañeros de trabajo.

Por encima de todo, hay mucha incertidumbre, empezando por el número de gente que habrá desarrollado anticuerpos y los que no. Hasta que no se generalicen las pruebas no habrá manera de saberlo, y eso significa muchos meses de miedo, inseguridad y peligro de tener que cerrar las sedes por un brote local.

Además, la evolución de la pandemia ha dejado claro que esta situación no es algo pasajero, sino que tendremos que convivir con ella durante mucho tiempo. 

Esto significa que todos los espacios de trabajo tienen que adaptarse a esta nueva situación, no sólo para proteger a los propios trabajadores, sino para proteger la economía de la empresa de las pérdidas provocadas por nuevos cierres durante semanas por un nuevo brote de la infección.

Nos hemos introducido repentinamente en una nueva sociedad que ha transformado sus hábitos y formas de trabajo.  Hemos tenido que adoptar una nueva dinámica, la del teletrabajo en nuestra operativa cotidiana y en el rediseño de las oficinas.

Oficinas “modernas”

El diseño de espacios de trabajo está en constante evolución: de los puestos de trabajo en despachos se pasó a los cubículos y de ahí a la oficina abierta.

Sin embargo, este concepto de oficina abierta cada vez encuentra más resistencia entre los trabajadores. 

Aunque durante la última década las empresas más avanzadas han liderado el reto de la transformación hacia una oficina “paisaje” mas colaborativa, en la que se presta especial atención a las diferentes funciones (tanto individuales como de colaboración), todavía son muchas las que continúan implantando bancadas de trabajo generalizadas en espacios abiertos, comprimiendo a trabajadores con todo tipo de funciones en un espacio común.

Actualmente este concepto de oficina “abierta” es considerada poco productiva, porque todo el mundo está sujeto a las distracciones inherentes a compartir ambientes con otras personas: conversaciones que llegan desde el pasillo, el que habla por teléfono como si estuviera solo… ruidos, sonidos, conversaciones, risas, dificultan enormemente la concentración y la productividad.

Este tipo de entornos abiertos provoca que los trabajadores se sienten observados y expuestos, por culpa de la falta de privacidad.

Otra tendencia en el diseño de oficinas, que corre el peligro de acentuarse con los cambios provocados por la pandemia del coronavirus y la generalización del teletrabajo, es el “hot desking”.

El Hot desking (mal aplicado) despersonaliza totalmente el puesto de trabajo, que es ocupado cada vez por una persona diferente, dependiendo de quién vaya a la oficina ese día. Un poco como en un restaurante, al entrar ocupas un puesto de trabajo libre, donde trabajas mientras estás en la oficina, pero al dejarla, tienes que dejar el sitio “neutro” de nuevo, para que lo ocupe el siguiente.

Esta tendencia, si nos permite la explicación ligera, surgida desde el análisis de costes y de la abstracción del trabajador a un “activo” (no como persona con necesidades y emociones), provoca una desafección enorme de éste hacia la empresa, pues siente que para ella no es un. Individuo que aporta valor, sino que incluso fomenta el absentismo, ya que el trabajador siempre va a buscar trabajar en un entorno más amable o personalizado.

Las oficinas después del coronavirus

Las investigaciones realizadas desde hace años por el fabricante de mobiliario de oficina Herman Miller y otros demuestran que los cambios que van a necesitar los espacios de trabajo para adaptarse a una situación en la que la posibilidad de nuevos contagios, se alinean con la preferencia masiva de los trabajadores: la oficina “con paisaje”, es decir, un juego de espacios y volúmenes que van definiendo las áreas funcionales al tiempo que ofrecen una respuesta óptima a las necesidades corporativas de eficiencia.  

Las encuestas demuestran que al menos el 70% de empleados están contentos con el resultado del teletrabajo. Esto ha forzado a encontrar formas de mejorar las relaciones humanas en los equipos de trabajo y aprender a conciliar vida familiar y vida laboral, ahora que se desarrollan en el mismo sitio.

Aún así, seguirán siendo necesarias las oficinas para el trabajo ágil en equipo y poder sentir la cercanía y empatía que trabajar con nuestro equipo humano nos brinda. 

Necesitamos sentir el calor humano y que somos parte de la comunidad.  La conexión emocional cara a cara es algo que la frialdad de la tecnología no puede sustituir y que el coronavirus no puede destruir. 

Los espacios de trabajo de la era post-covid19 tendrán que ser fácilmente compartimentables por si surge la necesidad de aislar zonas determinadas donde haya focos de contagio, respetando, en la medida de lo posible, el ritmo de trabajo del resto de la empresa.  

Así, zonas comunes como salas de reuniones, comedor, etc, pasarán a modelar el espacio, definiendo y separando áreas, de manera que, al tiempo que se optimiza el espacio, el trabajador no percibe una oficina árida, sin orografía, sino que la vista va encontrando diferentes zonas “de vida” que psicológicamente le recuerdan que está con otros compañeros y que fomentan la interacción.

Conclusión

Estamos ante un cambio forzado en el diseño de los espacios de trabajo, provocado por el Covid-19. El coronavirus nos ha hecho cambiar de un día para otro y debemos reimaginar tanto los puestos de trabajo en las oficinas como los que se están estableciendo en las casas. 

Por tanto los espacios de trabajo estarán obligados a corto plazo a tomar medidas para incorporar elementos que hace pocas semanas eran impensables, para incorporar medidas de higiene y equipamiento auxiliar que ayuden a evitar los contagios.  

Por otra parte, un rediseño de la oficina con los espacios y mobiliario actual se hace imperativo.  

A más largo plazo, la oficina paisaje (como Living Office de Herman Miller, que es la tendencia a implantar desde hace unos años), con espacios mixtos y flexibles integrando la posibilidad del teletrabajo y una apuesta decidida por la tecnología parece que son las tendencias para el futuro.

Configuraciones con puestos de trabajo mas amplios, mobiliario flexible para zonas colaborativas y mayor número de células de concentración individuales son algunas de las soluciones a contemplar…..    

Se hace imperativo el cambio en los espacios de oficina.  En Distrito HM, utilizando las investigaciones de Herman Miller, llevamos más de 30 años viviendo y aplicando las últimas tendencias en espacios de trabajo, optimizando las necesidades de nuestros clientes para que se adapten con fluidez a la dinámica que impone un mercado tan cambiante.  

Si quiere saber más sobre cómo podemos ayudarle a preparar sus oficinas después del coronavirus, escríbanos o llame para concertar una cita. Estaremos encantados de proponerle alternativas que le ayudarán a ver la nueva realidad de su espacio de trabajo con otros ojos. Y si quiere aprovechar la promoción de sillas ergonómicas de Herman Miller, ¡es el momento!