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Oficina y coronavirus: cómo preparar una vuelta segura

Oficina y coronavirus: la aparición de la Covid-19 en el mundo ha creado una especie de realidad paralela al mundo que conocíamos, colocando a empresas y trabajadores muy lejos de las zonas donde se sienten cómodos.

Aunque algunas realidades han cambiado para siempre, como la necesidad de llevar mascarilla, la importancia de vigilar el aforo en los espacios cerrados y -especialmente- los protocolos de limpieza y ventilación, otras intentan progresivamente volver a la situación previa al coronavirus.

Como ya hemos hablado en otros artículos, una de las realidades que se ha impuesto y que probablemente ya nunca se vaya, es todo lo que tiene que ver con la distancia: no sólo la distancia social, sino la educación a distancia, la medicina a distancia, la administración a distancia y, por supuesto, el trabajo a distancia.

Las empresas tendrán que incorporar definitivamente políticas de teletrabajo en sus estrategias de oficina y coronavirus, no sólo por la realidad que ya conocemos, sino porque nada impide que este escenario se repita dentro de unos pocos meses o años, provocando una nueva disrupción en lo que hasta hora llamábamos rutina.

Sin duda, las empresas que quieran liderar la vuelta al trabajo después de la pandemia, tienen que estar elaborando planes sobre cómo, cuando y -por primera vez- por qué, van a volver los trabajadores a las oficinas. 

Estos planes tienen que incorporar un esquema completo de las medidas de seguridad que son necesarias para que ese regreso se produzca de una forma segura y fiable.

Nadie quiere salir en las noticias por haberse convertido en un foco de infección que se extiende a familias, amigos, barrios, de los empleados que se han visto obligados a volver a trabajar, confiando en los protocolos que la empresa haya implementado.

Oficina y coronavirus es un lema que debe presidir toda reunión del equipo de dirección, asegurándose que responden eficazmente a la pregunta ¿hemos puesto a nuestros trabajadores por delante de todo lo demás?

El teletrabajo como una opción, no como una obligación

El teletrabajo se ha impuesto por normativa gubernamental, para intentar atajar de la manera más rápida posible la oleada de contagios y enfermedades graves que la Covid-19 provocó en todo el mundo en el segundo trimestre de 2020.

Como trabajadores leales, en todo el mundo los trabajadores asumieron, de un día para otro, un montón de obligaciones para las que no necesariamente estaban preparados: un lugar donde trabajar sin interrupciones, un mobiliario adecuado para pasar ocho horas o más cada día trabajando desde casa, una conexión a internet capaz de sostener las necesidades de todos los miembros de la casa conectados simultáneamente.

Especialmente angustioso para muchos trabajadores ha sido tener que compatibilizar la necesidad de seguir dando el máximo en el trabajo con la vida familiar (no olvidemos que al mismo tiempo que los trabajadores, los niños también quedaron recluidos en sus casas).

Videoconferencias, llamadas telefónicas, fechas de entrega, presupuestos, etc. todo se ha tenido que desarrollar en un ambiente improvisado, donde no ha habido tiempo de tener en cuenta metros cuadrados disponibles, personas habitando el espacio, etc.

Para muchos este teletrabajo “obligado” ha sido una bendición, una materialización de sus deseos más intensos: se acabaron las horas perdidas yendo y viniendo a las oficinas, ya no es necesario comer mal y recalentado, ya no hay que entrar en una sala de reuniones durante horas,… todo se ha tenido que optimizar al máximo, porque la presencia (que para muchos es control, un estilo de gestionar los equipos) ya no está en la ecuación.

Para otros tantos, el teletrabajo ha sido una penuria impuesta, que ha dificultado su trabajo enormemente. Bien porque necesitan interacciones personales con otras personas para discutir o avanzar en sus proyectos, bien porque su hogar es un ambiente hostil para trabajar cuando todo el mundo está dentro, o tal vez porque no son buenos organizándose y la oficina les daba ese enfoque que les permite ser eficaces.

Sea como sea, el teletrabajo, aunque haya venido para quedarse, sólo puede ser una opción ofrecida a aquellos que quieran aceptarla, y en cualquier caso la empresa tendrá que asumir responsabilidades, para que trabajar desde casa no se convierta en una desventaja: ergonomía, conectividad, servicios, beneficios,…

“El lugar de trabajo es donde se obtienen experiencias que no pueden ser replicadas en otros ambientes”

Christopher Mach, Director de Estrategia Mundial para Espacios de Trabajo y CRE de Administración de Relaciones con el Cliente de AT&T. 

Oficina y coronavirus: plan de acción

Oficina y coronavirus: la seguridad obliga a rediseñar los espacios de trabajo para disminuir la densidad.

Si determinados equipos, departamentos, directivos, tienen que volver a la oficina para poder alcanzar sus objetivos, es responsabilidad de la empresa que lo hagan de una manera segura y fiable.

No es suficiente con poner en algunas paredes dispensadores de gel hidroalcohólico. Tampoco hacer fotocopias con un icono de cara con mascarilla recomendando su uso.

El plan de vuelta al espacio de trabajo tiene que estar claramente estructurado, suficientemente comunicado y perfectamente ejecutado.

Las consecuencias de un fracaso en este sentido, como hemos dicho antes, son desastrosas, tanto a nivel personal como corporativo.

Todos y cada uno de los trabajadores tienen que tener claro qué cosas son obligatorias y cuáles son recomendaciones. No sirve dejar las cosas a la “buena voluntad” porque -como las noticias nos recuerdan cada día, eso sólo conduce al desastre.

Es la vida de los trabajadores (y sus familias) lo que está en juego, debemos recordar una vez más. No se puede tomar a la ligera la vuelta a la empresa pensando que, más o menos, los trabajadores se autoregularán en las condiciones óptimas para evitar contagios.

Para hacer que la relación entre oficina y coronavirus sea positiva, hay que actuar en tres frentes:

Controles Físicos 

  • Reducir la interacción personal.
  • Limitar o dejar de compartir el escritorio. 
  • Implementar un riguroso régimen de limpieza de superficies de trabajo. 
  • Hacer obligatorio el uso de mascarillas. 
  • Fomentar la higiene de manos.
  • Ante dudas de haber sido infectado, obligatorio quedarse en casa

Por supuesto, otros controles como la toma de temperatura cada día al entrar a la oficina o los tests de inmunidad sólo pueden aumentar la confianza del trabajador y el respeto que siente hacia la empresa en que trabaja.

Controles Ambientales y de Diseño 

  • Reducir la densidad de personas en el espacio de trabajo. Pueden trabajar presencialmente en días o semanas alternos o en turnos diferentes. Las salas de reuniones pueden reconvertirse en espacios de trabajo.
  • Considerar barreras físicas donde sea necesario. Es necesario estudiar los flujos de colaboración para comprobar qué rutas pueden aislarse y cómo pueden reubicarse los departamentos para que no sea necesario que recorran frecuentemente el mismo camino. 
  • Aumentar las tasas de ventilación y el porcentaje de aire exterior en circulación. 
  • Limpiar/desinfectar regularmente.

Controles Administrativos 

  • Redistribuir tareas para reducir el contacto entre personas. 
  • Usar la tecnología para facilitar la comunicación. La digitalización de la administración y la implantación de sistemas informáticos para el seguimiento de clientes, presupuestos y ventas pueden ayudar enormemente a disminuir la necesidad de interactuar con otras personas.
  • Implantar horarios de trabajo flexibles. No es necesario -ni recomendable- que todo el mundo entre a la misma hora o que esté las ocho horas en su puesto. Seguramente gran parte de las tareas que realizan durante la jornada pueden hacerlas desde su casa.
  • Implementar opciones de reuniones flexibles. Conferencias virtuales o conferencias de pié en salas más amplias ayudan a reducir la posibilidad de contagios.
  • Cerrar las instalaciones de acuerdo con las disposiciones gubernamentales. 
Oficina y coronavirus: hay que desarrollar nuevos protocolos de higiene tanto para los espacios de trabajo como para los trabajadores.

Análisis de situación corporativa: trabajo onsite o trabajo offsite

Les ofrecemos un pequeño cuestionario para ayudar a concretar las medidas que son necesarias en su empresa:

Responda a estas tres preguntas:

  1. ¿Cuánta interacción presencial se requiere para que un equipo tenga éxito y alcance sus objetivos?
  2. ¿Están bien preparados tanto los equipos como sus procesos de trabajo para trabajar en remoto?
  3. ¿Qué desafíos tendrán que vencer los miembros del equipo para trabajar desde casa? ¿Cuáles son los más importantes? ¿Cuáles caen directamente dentro de la responsabilidad de la empresa?

Oficina y coronavirus: conclusión

Cuando se trata de oficina y coronavirus, la empresa tiene una responsabilidad no sólo hacia la salud de sus trabajadores sino también sobre la forma en que el trabajo se ejecuta cuando las circunstancias cambian.

La respuesta que da la empresa no puede ser un sencillo “que trabajen desde casa”. Nunca es tan sencillo.

Es necesario valorar qué equipos dependen del trabajo conjunto presencial para conseguir los objetivos y quiénes pueden desarrollar su trabajo en remoto sin sufrir impactos significativos en el rendimiento.

Y aún así, la responsabilidad corporativa exige que la empresa facilite todo lo posible el traslado del trabajo presencial al trabajo virtual.

Cuando llegue el momento de reencontrarse en las oficinas, éstas deberán estar preparadas para ofrecer a los trabajadores un entorno seguro y confiable en el que puedan volver a relacionarse y a colaborar, al tiempo que se sienten protegidos, sin miedo al coronavirus.

Para ello, los espacios de trabajo habrán tenido que rediseñarse para que se adapten a las nuevas necesidades, teniendo en cuenta los flujos de trabajo, las necesidades de colaboración y la salud física y mental de todos los miembros de la empresa.

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