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Volver a la oficina: sillas de trabajo y coronavirus

A medida que los espacios de trabajo vuelvan a ocuparse, después de que las restricciones por la pandemia provocada por el coronavirus se superan, las empresas tienen que centrarse en adaptar sus entornos y procesos para minimizar la posible transmisión de la Covid-19 y mantener a sus trabajadores seguros en el puesto de trabajo. Esto plantea un problema que está en la cabeza de todos: sillas de trabajo y coronavirus

Ya escribimos, desde nuestra experiencia con Herman Miller, una amplia reflexión sobre lo que significa la vuelta al trabajo para las empresas en nuestra entrada Oficina y coronavirus: cómo preparar una vuelta segura. En el hacemos un recorrido sobre cómo se transmite el virus, la responsabilidad de las empresas para garantizar la vuelta de los trabajadores al puesto de trabajo y las mejores prácticas a la hora de prevenir contagios y brotes del virus en la oficina.

Sin embargo, una preocupación constante en el puesto de trabajo, tanto en las oficinas corporativas como en el puesto de trabajo en casa, son las sillas. 

Especialmente si los puestos de trabajo se han reconvertido a multiusuario (un hot-desking, aunque sea provisional, provocado por los calendarios alternos en las visitas a la oficina que se están aplicando en muchas empresas), llegar a una silla que no sabes quién ha ocupado para pasar horas trabajando sobre ella es una fuente de preocupación.

Pero no sólo eso: sillas de reunión, sillas de confidente… la interacción en el puesto de trabajo conlleva moverse por distintos departamentos y zonas, para poder conseguir el objetivo marcado.

Por tanto, establecer unas rutinas de higiene visibles y fiables, y proveer a los trabajadores de herramientas para asegurar que no vienen a trabajar a la oficina con miedo es uno de los principales objetivo de esta vuelta al puesto de trabajo.

A continuación vamos a proponer estrategias para reutilizar las zonas de trabajo y limpiar las sillas de manera segura en as oficinas, así como ofrecer soporte para aquellos que están utilizando una silla en su puesto de trabajo remoto.

Reutilizar las sillas

Las siguientes sugerencias se han pensado para ayudar a los equipos de mantenimiento en su trabajo de planear e implementar los puestos de trabajo  en el corto plazo, de manera que sillas de trabajo y coronavirus se pueda tachar de la lista de problemas.

Sillas de trabajo y coronavirus: distancia social en el trabajo
La recomendación es una distancia de dos metros.
  • Una vez que el mobiliario se ha redistribuido para permitir la distancia de seguridad y las nuevas formas en que los equipos tendrán que trabajar, es necesario asegurarse de que las sillas no se desplazan de su lugar original. De esta forma, los equipos de limpieza pueden mantener las programaciones de limpieza en tiempo y plazo para todos los productos.
  • Si los espacios de acceso libre siguen siendo una solución necesaria, considere la posibilidad de implementar un sistema de reserva y limpieza después de cada uso.
  • Si en la situación actual no son necesario puestos de acceso libre, considere adjudicarlos como puestos de trabajo fijos que permitan liberar o despejar otras zonas.
  • Asegúrese de que se colocan en sitios visibles (rótulos en la pared, carteles, carros de limpieza, etc.) para los usuarios los protocolos de limpieza de los asientos.

Limpiar la silla

Aunque los equipos de limpieza mantengan una disciplina y un calendario estrictos en la frecuencia de limpieza de los espacios de trabajo, puede ser buena idea poner al alcance de los trabajadores kits de limpieza que se utilicen para asegurar de primera mano que el puesto de trabajo está listo para ser utilizado.

Además, la comunicación de esa agenda de limpieza (frecuencia, sistema de limpieza, materiales, etc.) debe ser generosamente distribuida entre los equipos de limpieza (para que puedan responder con seguridad cualquier pregunta que les hagan) y a los propios trabajadores, para que tengan la certeza de que la empresa está trabajando en su favor).

  • Los equipos de limpieza tienen que coordinar las agendas de limpieza y llevar un registro del mantenimiento de cada silla, de manera que el trabajador que va a utilizarla pueda recibir toda la seguridad posible de que está lista para él.
  • Los trabajadores tienen que tener instrucciones claras y accesibles sobre cómo limpiar las sillas cada vez que las utilicen.
  • En este sentido, es útil crear una guía del tipo “Cómo limpiar tu silla” y disponerla en cada puesto de trabajo y en otros puntos de gran tráfico.
Sillas de trabajo y coronavirus: productos de limpieza

Cómo implementar protocolos de limpieza para el equipo de mantenimiento.

La necesidad de extremar la higiene en el puesto de trabajo para impedir la transmisión del coronavirus en las empresas implica una revisión a fondo de cómo se produce la limpieza de las instalaciones.

En ningún caso puede pensarse que “hacer lo mismo de siempre” va a resultar en una limpieza eficaz cuando se trata de sillas de trabajo. y coronavirus, y mucho menos transmitir confianza a los trabajadores. Lo último que quiere la empresa es ser el origen de un brote de infección, por lo que es necesario revisar todos los procesos y mejorarlos para asegurarse de que se toman todas las medidas posibles.

  • Es necesario establecer y llevar un control exhaustivo de los horarios de limpieza de cada silla en los puestos de trabajo (puede hacerlo un equipo propio o encargar su desarrollo al servicio de limpieza).
  • Las sillas no pueden reorganizarse o moverse entre los puestos para poder llevar un registro exacto de las que ya han sido limpiadas (es posible que sea interesante marcar cada silla con un código de barras que la ubique en una ubicación determinada).
  • Hay que dejar paños de limpieza cerca de cada zona donde haya gente trabajando con unas instrucciones detalladas sobre como realizar la limpieza).
  • Si es un puesto de trabajo individual, la silla tiene que limpiarse al terminar la jornada, cada día. Si se trata de un puesto compartido, es necesario que el propio usuario la limpie cuando abandone el puesto.

Cómo limpiar la silla de trabajo

Sillas de trabajo y coronavirus: cómo limpiar la silla

Aunque esta guía utiliza las sillas de trabajo de Herman Miller como referencia, los sistemas son similares para cualquier otra marca. Sólo hay que asegurarse de utilizar un material desinfectante aprobado por la marca que sea compatible con los materiales utilizados en la silla.

  1. Comience limpiando el borde (marco) de la silla, incluyendo los bordes externos del respaldo y el asiento. 
  2. A continuación, limpie el interior comenzando por la parte superior, bajando progresivamente. Asegúrese de limpiar también la suspensión o el tejido que cubre el asiento.
  3. Termine limpiando concienzudamente todas las zonas de alto contacto (las palancas de ajuste de altura, los mecanismos de ajuste del soporte lumbar, reposabrazos, etc.)

Dar soporte a los que trabajan desde casa

Los equipos de mantenimiento deberán ofrecer recursos y soporte a los trabajadores que están trabajando desde su casa para asegurarse que sillas de trabajo y coronavirus no sea motivo de preocupación.

  • Ayude a los trabajadores a equipar su puesto de trabajo en casa con todas las herramientas ergonómicas que puedan necesitar, como una silla de trabajo adaptable, mesas con ajuste de altura y brazos para monitor.
  • Asegúrese de que tienen acceso sencillo a las instrucciones para ajustar la silla a sus necesidades, y a los vídeos formativos, bien aportando enlaces a los mismos o colocándolos en la intranet para que todo el mundo pueda visionarlos.
  • Favorezca que la gente esté asesorada a la hora de crear sus entornos de trabajo en casa y ofrezca las herramientas adecuadas para sus necesidades. Si están compartiendo el espacio con más gente, puede que les interese utilizar una silla Cosm, que puede adaptarse automáticamente a otras personas. Si son el único usuario y van a estar sentados por largos periodos de tiempo, deberían considerar sillas como Embody o Aeron que pueden ser ajustadas manualmente para adaptarse perfectamente a cada necesidad.

Conclusión

Los tiempos que vienen son difíciles, tanto para las empresas como para los trabajadores, y todos tenemos que enfrentar retos que hace unos pocos meses ni siquiera imaginábamos.

Para las empresas, por otro lado, supone una oportunidad inesperada de desarrollar la confianza de los trabajadores, demostrando que la salud de los empleados es lo más importante.

Para los trabajadores es la oportunidad de conseguir el tipo de forma de trabajo que mejor se adapte a su gusto, desde el teletrabajo total, pasando por la asistencia presencial diaria a cualquier grado intermedio.

Pero todo esto no tendrá sentido si no hacemos de los puestos de trabajo un lugar seguro al que el trabajador pueda volver sin miedo, y en ese entorno, sillas de trabajo y coronavirus es una de las principales preocupaciones.

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