Cómo será la oficina del futuro
La oficina del futuro no será como la conocemos. Los cambios provocados por la crisis sanitaria mundial han obligado a las empresas a acelerar las políticas que permitan a los equipos trabajar en remoto, limitando la asistencia a los espacios de trabajo al mínimo imprescindible.
Según algunos informes, el 53% de las grandes compañías tienen previsto reducir el espacio dedicado a oficinas, y prácticamente tres de cada cuatro van a ofrecer de manera permanente la posibilidad trabajar de forma remota.
Según Cisco, seis de cada diez organizaciones han tenido más del cincuenta por ciento de la plantilla en la modalidad de teletrabajo, y el 37% espera mantenerla.
La oficina del futuro
Con este auge del trabajo híbrido, mezcla de jornadas presenciales y jornadas en remoto, las organizaciones son conscientes de que no necesitan la misma cantidad de metros cuadrados que cuando todo el mundo pasaba ocho horas todos los días ocupando su puesto de trabajo físico. Por supuesto, el ahorro de metros cuadrados trae un bienvenido ahorro en gastos.
Si quiere comprar una silla ergonómica al mejor precio, aproveche nuestra promoción
El problema es que esta volubilidad de la fuerza laboral que va a coincidir en un momento dado en el espacio de trabajo, dificulta la predicción de la tasa de ocupación de las oficinas.
Puede haber días en que estén prácticamente desiertas o en otros días coincidir varios departamentos con reuniones generales que provoquen dificultades logísticas hasta ese momento desconocidas.
Según BBVA, las cifras del informe del Foro Económico Mundial pronostican que, en el año 2025, como consecuencia de los desarrollos tecnológicos, podrían desaparecer 85 millones de trabajos, al mismo tiempo que pueden emerger 97 millones de nuevos roles adaptados al nuevo paradigma.
En el informe “The Future of Jobs 2020” del Foro Económico Mundial se menciona que, como consecuencia de la combinación de la Cuarta Revolución Industrial y la recesión por COVID-19, la digitalización de la oficina del futuro se ha acelerado, con la imposición del teletrabajo, el comercio electrónico, y la descentralización de los equipos, que ya no necesitan estar físicamente en un espacio para colaborar.
Ha emergido, por tanto, un mercado de trabajo para el trabajador remoto
Según el Banco Sabadell, tras más de un año trabajando en casa, el teletrabajo está empezando a mostrar sus inconvenientes para el trabajador, que progresivamente va perdiendo el contacto personal y de pertenencia al grupo, lo que le lleva a ir perdiendo la motivación y aumentar la indiferencia por lograr los objetivos.
Cada vez se siente menos identificado con la empresa que en otro tiempo le aportaba un lugar físico donde trabajar, un equipo con el que colaborar y una estructuración del tiempo que le permitía diferenciar entre vida laboral y vida personal.
Con todo, muchas empresas se han beneficiado de un aumento de la productividad en el tercer trimestre de 2020, provocado por el trabajo remoto aunque es posible que, si no se toman medidas complementarias, no dure mucho ya que, según la consultora tecnológica Capgemini, hay problemas que no van a desaparecer y que pueden acentuarse con el paso de las semanas.
El mismo informe, El futuro del trabajo: del modelo remoto a uno híbrido, refleja el agotamiento que supone que los empleados tengan la sensación de estar siempre conectados.
Otro estudio de la plataforma de trabajo Fiverr señala que el 40% de los trabajadores tiene problemas para separar la vida profesional de la personal. A esto hay que sumar la sensación de aislamiento que ya hemos comentado y que elimina la sensación de pertenencia al equipo, distanciándole de la dirección y de los objetivos.
Esto crea lo que se ha denominado “trabajador burbuja”.
Combatir el síndrome del trabajador burbuja en la oficina del futuro
Si la oficina del futuro se va a basar en una mezcla de teletrabajo y trabajo presencial, es importante que en los periodos en que cada trabajador permanece trabajando en remoto siga con el ánimo alto, se identifique con el equipo y trabaje de manera positiva para conseguir los objetivos.
Para ello es importante reforzar dos áreas principales: programar correctamente el trabajo individual, de manera que cada persona sepa exactamente lo que se espera de ella, en qué plazo tiene que entregarlo y con quién tiene que coordinarse, y por otro lado, que el responsable del equipo mantenga contactos periódicos continuo para poder valorar el estado de cada uno de sus miembros.
Aunque la pandemia haya impuesto el modelo de teletrabajo, lo cierto es que no todo el mundo está preparado física y psicológicamente para trabajar en remoto.
La autonomía es algo que se adquiere, y puede haber personas que tengan problemas para organizarse por ellos mismos, o para mantener la atención en el trabajo cuando están solos en sus casas, algo que les resultaba más sencillo cuando estaban en la oficina.
Un buen gestor de equipos conocerá quien puede funcionar de manera autónoma y quien necesita un seguimiento más cercano.
Por otro lado, las condiciones domésticas de cada trabajador son diferentes. No está en la misma posición el que vive solo en su casa que el convive con niños pequeños o personas mayores o dependientes.
Por todo esto, especialistas en recursos humanos recomiendan a las empresas que inviertan en terapias de prevención del aislamiento e incluso que diseñen un programa de actividades que ayuden a los empleados, tanto en su trabajo como en su vida.
El buen líder buscará la manera de fomentar encuentros fuera de la oficina para seguir manteniendo la identidad de equipo, y que los trabajadores puedan compartir experiencias que no sean las estrictamente laborales (al igual que harían si estuvieran yendo cada día a trabajar a la oficina).
También es buena idea empezar las videollamadas dedicando unos minutos a compartir con naturalidad cómo se encuentra cada uno o qué tal le está yendo en la experiencia del teletrabajo.
Mobiliario de trabajo para la oficina en casa
La oficina del futuro ya tiene el mobiliario de trabajo establecido, puesto que en buena medida reciclarán el que ya tenían en la vieja estructura en la que todo el mundo trabaja presencialmente.
Pero si el trabajo en casa se va a estandarizar, será necesario establecer políticas de dotación de equipamiento que permitan a todos trabajar con las mismas condiciones que si estuvieran yendo a la oficina.
Esto abarca desde una línea de datos con capacidad para realizar videoconferencias, un equipo informático con una buena cámara y potencia para ejecutar todo lo que supone acceder en remoto a la oficina y, por supuesto, mobiliario de trabajo con las mismas características que el que se utiliza en las oficinas.
No se puede trabajar indefinidamente utilizando las sillas domésticas que cada uno tiene en el salón, ni la luz del techo, ni una maraña de cables que se amontonan en «ladrones» con escasa seguridad.
Si hay que trabajar desde casa, progresivamente habrá que tender a la profesionalización del espacio de trabajo en el espacio doméstico.
Esto incluye una silla ergonómica, una mesa adaptable, iluminación, espacio para archivar y guardar documentos, etc.
La oficina del futuro, si va a estar repartida entre el puesto tradicional y el puesto doméstico, tienen que tener el mismo nivel de profesionalidad o progresivamente las incomodidades de la oficina en casa se irán imponiendo a las ventajas (que ahora se perciben como novedad, pero que con el tiempo irán perdiendo ese «lustre»).
Cómo será la oficina del futuro
Para planificar la oficina del futuro habrá que trabajar profundamente en las necesidades tanto de la empresa como de los equipos como de los individuos.
Para ello habrá que cumplir las siguientes condiciones.
Configurar el espacio con flexibilidad.
Las necesidades de hoy no tienen por qué ser las mismas a las de dentro de un año, y las de dentro de un año pueden cambiar drásticamente dentro de dos.
Además de asegurarnos que cumplimos las necesidades actuales, que los despachos y salas son los que se necesitan (ni por exceso ni por defecto), además de conocer los flujos de trabajo y las necesidades de colaboración entre equipos, hay que diseñar espacios flexibles y adaptables que puedan cambiar si los equipos crecen, disminuyen o se incorporan nuevos.
Distribuir las reuniones a lo largo del dia.
Los estudios muestran que la mayoría de las reuniones se fijan en las horas centrales del día. Esto supone que la mayor parte del tiempo las salas de reuniones están vacías. Distribuir las horas de reuniones a lo largo del día puede evitar esos picos de superpoblación, distribuyendo la actividad en toda la jornada.
Control de los recursos.
Es una práctica habitual organizar reuniones sobre la marcha, pero en la oficina del futuro podemos encontrarnos con que no hay sitio disponible porque las salas ya se habían reservado con antelación por grupos que tenían prevista una reunión.
Esto, que normalmente se interpretaría como una buena práctica, resulta en muchos casos contraproducente porque la propia dinámica del trabajo hace que la reunión que se programó hace dos semanas se ha cancelado o pospuesto, pero nadie libera la sala de reunion. Cuando llega la hora, nadie se presenta.
Es importante realizar un control cercano de los recursos que se van a necesitar para que si se liberan, otros puedan aprovecharlos.
Escoger la sala adecuada.
Si se va a celebrar una entrevista en la que participarán dos personas, no pueden ocupar una sala de seis, de la misma manera que si se reservó para una hora no pueden estar tres, perjudicando a otros equipos que pensaban tener su reunión en ese espacio.
Integrar equipos audiovisuales.
El modelo de oficina del futuro al que nos encaminamos indica que la mayoría de las reuniones tendrán algún componente que se conecte desde el exterior. Por tanto todas las salas deben estar preparadas para aceptar y emitir conferencias de vídeo que potencien la colaboración y el trabajo remoto siempre que sea necesario.
Crear un entorno seguro y saludable.
La pandemia ha cambiado para siempre la sensación que tenemos sobre qué es seguro, higiénico o incluso aceptable. De la misma manera en que es poco probable que ahora veamos con compasión al compañero que está tosiendo sin parar en el espacio de trabajo, porque somos muy conscientes de las vías de contagio, cada vez habrá más resistencia a usar un teclado para entrar en una sala o usar llaves y picaportes para entrar en las salas.
La tecnología ha avanzado enormemente en el diseño de soluciones sin contacto, y cuanto más avanzada esté la empresa en la adopción de ese tipo de innovaciones mejor imagen transmitirá a los empleados. Otro tipo de sensores pueden informar sobre nivel de ruido, pureza del aire, temperatura, humedad, etc.
Conclusión
El entorno de trabajo siempre ha sido dinámico. Los cambios que han ido evolucionando desde mediados del siglo XX hasta nuestros días hacen que alguien que naciera hace cien años no entendiera nada si viniera a hacer una visita a unas oficinas modernas.
De la misma manera, si alguien de nuestro tiempo viajara un siglo atrás, las condiciones de trabajo le parecerían inaceptables.
Precisamente por esto, la pandemia ha provocado una aceleración enorme en tendencias que llevaban anunciándose desde hace décadas pero que las empresas habían tomado más o menos como opcionales.
Ahora ya no es posible elegir. Un año de reclusiones y confinamientos nos han obligado a adoptar nuevas costumbres laborales que están aquí para quedarse.
Lo llamamos la oficina del futuro, pero en realidad ya está en el presente, sólo que nos cuesta aceptarlo.
Si quiere dar el salto y estar preparado para responder a las necesidades de su empresa hoy y mañana, no lo dude. En Distrito HM somos especialistas en diseñar espacios de trabajo funcionales y ergonómicos. Si quiere hacer frente a la era post-coronavirus potenciando al máximo la funcionalidad de los espacios, póngase en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarle.
